Obligación Factura Electrónica: Situación actual y perspectivas

La facturación electrónica es para la Administración Tributaria un objetivo en el que se viene trabajando desde hace algún tiempo, al igual que obtener información detallada en formato digital de los Registros de facturación (facturas emitidas y recibidas) por las empresas, pues con toda esa información las labores de control y fiscalización son inmediatas.

¿Qué es y para qué sirve la Factura electrónica?

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico. Es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios y tiene los mismos efectos legales que una factura en papel.

La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel, solo que su expedición ha de estar condicionada al consentimiento de su destinatario.

Factura electrónica obligatoria para empresas

Hasta ahora solo era obligatoria para empresas que entregan bienes o prestan servicios a la Administración Pública, pero desde la aprobación de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, conocida como Ley Crea y Crece, se establece un calendario para implantar de manera generalizada la facturación electrónica obligatoria en las transacciones de ámbito empresarial, entre empresarios y profesionales localizados en España (B2B).

Se invocan, entre otras, las siguientes ventajas para generalizar este sistema de facturación:

-Mayor control de la morosidad, al establecerse un sistema que permite una trazabilidad total de cada operación, incluyendo sus plazos de pago.

-Eliminar costes de impresión, envío postal, almacenamiento y consumo de papel, lo que implica una mejora medioambiental.

-Modernización de la economía y desarrollo de la Sociedad de la Información.

Formato de la Factura electrónica obligatoria

No se debe confundir el envío de facturas en formato pdf o escaneadas con la facturación electrónica propiamente dicha, pues utiliza un formato estándar de lenguaje XML, que se genera automáticamente a través de un software de facturación y se transmite de forma automática a través de los sistemas informáticos de emisor y receptor.

Existen diferentes programas de facturación electrónica que cumplen con todos los requerimientos técnicos, para poder gestionar de manera ágil y sencilla esta modalidad de facturación en el ámbito de Pymes y Autónomos.

Plazos de implantación de la Factura Electrónica Obligatoria en empresas

En cuanto al calendario de implantación obligatoria, se debe aprobar primero un RD que desarrolle las concretas especificaciones técnicas y, una vez aprobado, hay dos plazos previstos:

-Para empresas con una facturación anual superior a los 8 millones de euros, en el plazo de un año desde el desarrollo reglamentario.

-Para el resto de empresas, el plazo será de dos años desde la aprobación de dicho desarrollo reglamentario.

A fecha de hoy, existe desde el pasado mes de junio un borrador de RD que desarrolla esta cuestión, pero que todavía no ha sido aprobado, no obstante, se espera pueda ser aprobado en breve, lo que activaría el inicio del cómputo de dichos plazos.

Registros informáticos de facturación

Adicionalmente, con motivo de la Ley Antifraude (Ley 11/2021), y en conexión con la mayor digitalización de las transacciones entre empresas y la capacidad de la Administración de disponer de una información completa y trasparente de todas las operaciones comerciales, se aprobó el pasado 5 de diciembre el RD 1007/2023, que desarrolla los requisitos que deben adoptar los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación y los formatos de los registros de facturación, con carácter general para todas las empresas.

Es decir, se desarrollan los requisitos técnicos que deberán cumplir los Registros de facturación, a efectos de asegurar su integridad, conservación accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad.

A estos efectos se podrá utilizar cualquier sistema que cumpla con las especificaciones técnicas o el que específicamente pueda desarrollar la propia Administración, debiendo ser capaz de remitir a la Administración tributaria por medios electrónicos todos los registros de facturación generados, de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.

Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos para el cumplimiento de la obligación de facturación podrán remitir a la AEAT por medios electrónicos, todos los registros de facturación generados por los sistemas de manera automática segura.

¿Qué empresas están obligadas a emitir facturas electrónicas?

Estas nuevas obligaciones y requerimientos técnicos de remisión de facturas a la Administración serán aplicables para todas aquellas empresas que facturen menos de 6 millones de euros, pues las que están por encima de dicho umbral ya se encuentran en el Suministro Inmediato de Información (SII), por el que Hacienda ya dispone de una información equivalente.

El receptor de la factura, ya sea empresario o consumidor final, podrá proporcionar de forma voluntaria determinada información de la misma a la AEAT con los datos contenidos en un código QR que deberá contener la factura.

Los obligados tributarios que están obligados a utilizar estos sistemas informáticos para los Registros de facturación y remisión de registros, de acuerdo con lo expuesto, deberán tenerlos a disposición antes del 1 de julio de 2025.

Conclusión

Como conclusión, conviene estar atentos a la aprobación del RD de desarrollo de facturación electrónica obligatoria e ir pensando en cómo ir implantando este sistema que será obligatorio en el medio plazo para todas las empresas, y con respecto a los Registros de facturación, igualmente ir preparando a las empresas que actualmente no están en el SII para estas novedades, verificando el cumplimiento de todos los requisitos fiscales, lo que puede suponer un reto para muchas Pymes y Autónomos.

Además, se establece un régimen sancionador para aquellos contribuyentes que llegados los plazos de obligado cumplimiento no hayan instaurado estos sistemas, por lo que es necesario asesorarse bien acerca del detalle del alcance de esta normativa y como ir planificando de manera ordenada su puesta a punto en la empresa.

En Devesa le ofrecemos un asesoramiento tributario integral para empresas, de forma proactiva y planificada. Nuestro objetivo es aportar valor añadido y procurarle los menores riesgos fiscales posibles. No dude en contactarnos.