Libro de actas: ¿Debe incluirse el acta de constitución? ¿Y las actas notariales?

Más de una vez nuestros clientes se han preguntado si debe aperturarse el Libro de Actas de las Juntas de los órganos colegiados de su sociedad con la transcripción de la escritura de constitución.

En este sentido y aunque no sea lo más común en la práctica mercantil, en ocasiones se transcribe en el Libro de Actas cuándo se constituyó la sociedad, ante qué notario, bajo qué número de Protocolo o, incluso, las características principales de la constitución. Sin embargo, y pese a que el Legislador no ha sido del todo claro en este sentido, lo cierto es que no hay norma legal que exija incluir en el Libro de Actas una transcripción de la escritura fundacional.

Así, la mayoría de las veces se suele optar por no incluir esta “acta de constitución” en el Libro de Actas. Esta opinión es compartida por los Registros Mercantiles con los que operamos, así como por la gran mayoría de los notarios, y se sostiene, principalmente, bajo el argumento de que la escritura de constitución notarial tiene per se plenos efectos jurídicos, al quedar todos los acuerdos contenidos en ella probados con fe pública notarial y registrados en el Registro Mercantil. Por lo tanto, podría alegarse que carece de sentido, a efectos jurídicos, realizar una transcripción de estos para posibilitar su acceso a un Libro societario, dado que los mismos están previamente inscritos en el correspondiente Registro. Por la misma falta de previsiones legales al respecto, tampoco habría inconveniente en incluir esta mención sobre la constitución al comienzo del Libro, identificando la escritura en la que consta la constitución justo después de la diligencia de apertura.

No obstante, siguiendo el argumento citado, podría surgirle al lector siguiente duda: ¿debe o no transcribirse a un acta notarial en el Libro de Socios?

La cuestión no es baladí, pues en caso de que los comparecientes a la junta hayan solicitado la presencia de un notario para redactar la correspondiente acta, la respuesta difiere de lo anteriormente expuesto, siendo el propio legislador quien nos da las claves sobre cómo actuar:

“El acta notarial tendrá la consideración de acta de la Junta y, como tal, se transcribirá en el Libro de actas de la sociedad” (Artículo 103.2 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil).

Así, debemos concluir que todas las actas notariales deberán ser transcritas e incluidas en el Libro societario correspondiente, mientras que la escritura de constitución podrá transcribirse o no, a decisión de los socios, siendo más una mera cuestión de estilo que de validez de sus efectos jurídicos.

La diferenciación entre sendos regímenes de inscripción de los acuerdos en el Libro de Actas se debe, no solo a la naturaleza de los documentos –mientras la escritura deja constancia únicamente de la exteriorización de voluntades, en un acta, el notario da fe de hechos jurídicos o materiales, que acontecen con o sin voluntad de los actuantes-, sino también al momento temporal en el que el notario dio fe de los mismos, ya que la escritura de constitución es anterior a la propia existencia jurídica de la sociedad -que quedará válidamente constituida una vez la misma escritura fundacional haya accedido al Registro Mercantil- y, por lo tanto, anterior a la existencia de la obligación societaria de llevanza de Libros Registro. Asimismo, es preciso incidir en que, en una sociedad válidamente constituida, la escritura de constitución siempre gozará de fe pública registral, mientras que un acta notarial de junta no tiene por qué acabar inscrita en el Registro, lo que nos ayuda a entender mejor la necesidad de su transcripción en el Libro de Actas.

María Roldán

Área Legal en Devesa & Calvo Abogados