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Libro de actas: ¿Debe incluirse el acta de constitución? ¿Y las actas notariales?
¿Debe incluirse el acta de constitución en el libro de actas?
Muchos clientes nos han preguntado si deben abrir el libro de actas de la sociedad incluyendo la transcripción de la escritura de constitución.
Aunque no es lo más habitual en la práctica mercantil, en algunos casos se transcribe en el libro la fecha de constitución, el nombre del notario, el número de protocolo e incluso detalles básicos de la escritura fundacional.
No obstante, no existe norma legal que exija esta transcripción. La legislación vigente no impone dicha obligación. Así lo entienden también los Registros Mercantiles con los que trabajamos y la mayoría de los notarios.
El motivo principal es que la escritura de constitución tiene plena validez jurídica por sí sola. Los acuerdos que contiene quedan acreditados mediante fe pública notarial y, además, son inscritos en el Registro Mercantil. Por tanto, resulta innecesario duplicar su contenido en el libro de actas.
Ahora bien, si se desea incluir una referencia a la constitución de la sociedad en el libro, puede hacerse tras la diligencia de apertura. En este caso, bastaría con identificar brevemente la escritura fundacional. Se trata de una decisión opcional, no obligatoria.
¿Es obligatorio transcribir las actas notariales en el libro de actas?
Aquí la respuesta es distinta. Si los asistentes a una junta solicitan la presencia de un notario para levantar el acta, la transcripción en el libro de actas sí es obligatoria.
Así lo establece el artículo 103.2 del Reglamento del Registro Mercantil (Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio):
“El acta notarial tendrá la consideración de acta de la Junta y, como tal, se transcribirá en el libro de actas de la sociedad”.
Por tanto, todas las actas notariales deben constar en el libro de actas correspondiente.
¿Por qué se trata de forma distinta la escritura fundacional y las actas notariales?
La diferencia se debe, en primer lugar, a la naturaleza jurídica de los documentos. La escritura de constitución recoge la manifestación de voluntad de los socios fundadores, mientras que el acta notarial documenta hechos presenciados por el notario.
Además, el momento en que se otorgan estos documentos es relevante:
- La escritura fundacional es anterior a la existencia legal de la sociedad.
- Las actas notariales se levantan cuando la sociedad ya está constituida y en pleno funcionamiento.
Por ello, en el momento de otorgar la escritura, no existe todavía la obligación de llevar libros sociales. En cambio, cuando se levanta un acta notarial, dicha obligación sí existe.
También hay una diferencia registral importante: la escritura siempre accede al Registro Mercantil y goza de fe pública registral. En cambio, las actas notariales no siempre se inscriben. Esto refuerza la necesidad de documentarlas internamente mediante su transcripción en el libro de actas.
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