Consecuencias y sanciones por no depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil
El artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital (Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio) impone al órgano de administración de las sociedades mercantiles la obligación de formular las cuentas anuales en el plazo máximo de tres meses desde la fecha de cierre del ejercicio social. En este artículo, analizamos las consecuencias y sanciones por no depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Dichas cuentas anuales deberán contener el balance, la cuenta de explotación, el estado de cambios en el patrimonio neto, un estado de flujos de efectivo y la memoria (art. 254 de la Ley de Sociedades de Capital). En todo caso, los documentos que componen las cuentas anuales deberán mostrar una imagen fiel del patrimonio y de la situación financiera que incluya los resultados de la sociedad.
Una vez formuladas las cuentas anuales, el órgano de administración deberá convocar una Junta General Ordinaria dentro del plazo de seis meses desde la fecha de cierre del ejercicio social a efectos de que los socios o accionistas de la sociedad aprueben dichas cuentas anuales (art. 164 y 167 de la Ley de Sociedades de Capital).
Aprobadas las cuentas anuales, el órgano de administración deberá proceder a depositarlas en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de la compañía, disponiendo de un plazo de un mes para hacerlo.
En resumen, teniendo en cuenta que, con carácter general, el cierre del ejercicio social de las sociedades mercantiles tiene lugar el 31 de diciembre de cada año, las cuentas anuales deberán formularse antes del 1 de abril del siguiente año, aprobarse por la Junta General antes del 1 de julio y depositarse en el Registro Mercantil antes del 1 de agosto.
El incumplimiento de la presente obligación de formular, aprobar y depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil conlleva importantes consecuencias jurídicas y económicas para la sociedad, en concreto, debemos tener en consideración las siguientes:
Sanción económica por no depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil
De conformidad con lo dispuesto en el art. 283 de la Ley de Sociedades de Capital, el incumplimiento de la obligación de depositar las cuentas anuales dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. Además, cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros, el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.
Hasta hace poco, dicho precepto no era aplicado en la práctica debido a dificultades técnicas relativas a su aplicación. Sin embargo, desde hace dos años todo empezó a cambiar como consecuencia de una depuración censal que está llevando a cabo la Agencia Tributaria, con la finalidad de deshacerse de todas aquellas sociedades que permanecen inactivas.
Una de las medidas más importantes que se han llevado a cabo para la consecución de la citada depuración censal ha sido una reforma del régimen sancionador del depósito de las cuentas anuales, con la finalidad de que dicho régimen sancionador pueda aplicarse en la práctica.
Por un lado, ha habido un considerable incremento en los recursos destinados por la Administración al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, de modo que este tenga una mayor capacidad para incoar y tramitar expedientes sancionadores. Y, en la misma línea, el Reglamento de Auditoría de Cuentas (Real Decreto 2/2021, de 12 de enero) ha regulado la posibilidad de que el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas encomiende la gestión y propuesta de decisión de los expedientes sancionadores a los propios Registradores, percibiendo estos un arancel por ello (disposición adicional décima).
Por otro lado, la disposición adicional undécima del citado Reglamento de Auditoría de Cuentas ha establecido un nuevo criterio para la imposición de las sanciones, en este sentido, ha dispuesto que:
a) La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.
b) En caso de no aportar la declaración tributaria citada en la letra anterior, la sanción se establecerá en el 2 por ciento del capital social según los datos obrantes en el Registro Mercantil.
c) En caso de que se aporte la declaración tributaria, y el resultado de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas fuera mayor que el 2 por ciento del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10 por ciento.
En definitiva, aunque hasta hace poco la posibilidad de que una sociedad fuera sancionada por no depositar sus cuentas anuales en plazo era algo remoto, la Administración ha adoptado importantes medidas dirigidas a hacer efectiva dicha sanción y de ahora en adelante las sociedades deberán tener en consideración esta contingencia, en tanto en cuanto puede dar lugar a la imposición de sanciones cuantiosas.
Finalmente, debemos tener en consideración que estas sanciones prescriben a los tres años (art. 283.4 de la Ley de Sociedades de Capital), de modo que desde el 31 de julio de 2024 han prescrito las infracciones correspondientes al depósito de las cuentas anuales cerradas a fecha 31 de diciembre de 2020. No obstante, seguirán pudiendo sancionarse los incumplimientos que se hubieran producido en las cuentas anuales de ejercicios posteriores a 2020 y con independencia de que la sociedad tenga o no actividad o de que se trate de cuentas anuales individuales o consolidadas, en cuyo caso la multa recaerá sobre la sociedad dominante del grupo.
Cierre provisional de la hoja registral de la sociedad
El artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil (Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio) dispone que, transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que, con carácter previo, se practique el depósito.
Como excepción a esta regla, Registrador Mercantil si inscribirá:
El cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores.
La revocación o renuncia de apoderados generales.
La disolución de la sociedad afectada por el cierre registral y el nombramiento de liquidadores.
Aquellos asientos hayan sido ordenados por autoridades administrativas o judiciales.
Por tanto, la falta del depósito de las cuentas anuales no sólo conlleva un perjuicio económico para la sociedad, mediante la imposición de las sanciones a las que hemos hecho referencia en el apartado anterior, sino que además supone un perjuicio para su funcionamiento, en la medida en que la sociedad quedará impedida para inscribir determinados acuerdos como, por ejemplo, una ampliación de capital.
Además, el cierre de la hoja registral priva a los terceros del conocimiento de la situación patrimonial y contable de la compañía, lo cual puede ser apreciado como un indicio sobre la existencia de pérdidas o de falta de actividad de la sociedad, aunque por sí solo no constituya una prueba directa de la concurrencia de la situación de pérdidas (véase STS 202/2020, Sala Primera, de lo Civil, de 28 de mayo de 2020, Rec. 3365/2017).
Responsabilidad del órgano de administración por no depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil
Si bien tanto la sanción como el cierre de la hoja registral son consecuencias que perjudican directamente a la sociedad, tales supuestos pueden terminar convirtiéndose en presupuestos de acciones de responsabilidad contra el órgano de administración por no haber actuado con la diligencia debida.
En este sentido, conviene recordar que el órgano de administración responde frente a la propia sociedad, los socios y los acreedores por todos los daños y perjuicios que cause con el incumplimiento de los deberes inherentes a su cargo, entre los cuales se encuentran la formulación de las cuentas anuales, la convocatoria de la Junta General Ordinaria y el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Por todo lo anterior, el depósito de las cuentas anuales es una obligación esencial de todas las sociedades mercantiles, cuyo incumplimiento conlleva importantes consecuencias jurídicas y económicas, tanto para la sociedad como para el órgano de administración.
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